Como funciona a folha de pagamento online?

Os constantes avanços da tecnologia possibilitaram que as empresas adotassem sistemas automatizados e se tornassem mais eficientes. Dentro desse contexto, diversas organizações, independente do número de funcionários ou do segmento, passaram a utilizar a folha de pagamento online. Entenda como ela funciona nesse conteúdo da CPA Prime Contabilidade.

 

A adoção da folha de pagamento online é extremamente vantajosa para as empresas porque desburocratiza o trabalho do setor de Recursos Humanos, otimiza a rotina das equipes, facilita processos internos, sistematiza as informações de maneira eficaz, reduz erros, permite um maior controle financeiro, contribui para a geração de relatórios, entre outros benefícios.

 

A utilização da folha de pagamento online demanda um sistema unificado a fim de que a empresa tenha acesso aos contracheques dos colaboradores de forma virtual e o contador ou outro profissional responsável realize o lançamento de todos os dados referente ao pagamento da jornada mensal e os benefícios, como vale transporte, vale alimentação/refeição, faltas, etc.

Como as empresas podem adotar a folha de pagamento online?

As empresas que optarem pela folha de pagamento online devem ficar atentos ao que a legislação exige em relação aos dados que devem constar no contracheque dos colaboradores. Segundo o artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e o artigo 225 do Decreto n0 3.048/99, o holerite deve conter obrigatoriamente: tipo de contrato, nome do funcionário, o seu cargo ou função, número da Carteira de Trabalho por Tempo de Serviço e Previdência Social (CTPS), dados da empresa, descontos, valor salarial bruto, valor salarial líquido, número de dias trabalhados, horas extras, adicionais salariais, enfim, todas as informações que relativas ao salário dos colaboradores.

 

Cabe ressaltar que há dois tipos de folha de pagamento online: a folha de pagamento por planilha online e o sistema digital de folha de pagamento. A primeira se refere a um documento que consiste em uma planilha própria que fica em sistemas de nuvem. Desse modo, é possível acessá-la em qualquer lugar. Um funcionário deverá ser responsável por preencher todas as informações sobre cada um dos colaboradores, verbas e descontos de forma manual, o sistema apenas automatiza os cálculos depois que os dados são inseridos.

 

Já o sistema digital de folha de pagamento é mais prático e seguro. Não é necessária a inserção de dados manualmente, uma plataforma faz a integração com o sistema de folha. Os dados são internalizados pela própria plataforma, algo que agiliza todo o processo. A plataforma capta informações de variados sistemas utilizados pelo RH da empresa.

 

Outro aspecto importante é promover a integração do controle de ponto à folha de pagamento online. Como erros de cálculo da folha podem ocasionar despesas extras, é essencial que a empresa acompanhe as horas de trabalho diárias dos colaboradores. Desse modo, a organização evita o pagamento de horas extras indevidas, por exemplo.

 

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