Pagar o imposto em dia não encerra a rotina fiscal de uma empresa. Além de pagar tributos, o empresário precisa declarar, escriturar e informar dados ao Fisco, e é a esse conjunto de entregas que chamamos de obrigações acessórias da empresa. Cada regime tributário tem a sua lista, e ela cresce junto com o negócio.

A seguir, você vê o que cada empresa entrega, com que frequência e o que muda quando a empresa cresce. Desde 2026, atrasar declarações no Simples Nacional gera multa já a partir do dia seguinte ao prazo, o que torna esse controle ainda mais importante. Parece burocracia, mas é aqui que muita empresa perde dinheiro sem perceber.

Obrigação principal e obrigação acessória: qual a diferença?

A obrigação principal é pagar o tributo, como o DAS do Simples Nacional ou o DARF. A obrigação acessória é declarar, escriturar ou informar, como o PGDAS-D, a DCTFWeb ou a ECF. O atraso de uma obrigação acessória pode gerar multa mesmo quando o imposto foi pago corretamente.

Na prática, as declarações são a forma de o Fisco conferir se o valor pago bate com o que a empresa faturou, contratou e reteve. Por isso elas aparecem com nomes diferentes no dia a dia: obrigações fiscais, quando tratam de tributos, e obrigações contábeis, quando envolvem a escrituração dos livros da empresa.

Exemplos para não confundir

• Pagar o DAS é obrigação principal. Transmitir o PGDAS-D, que calcula esse DAS, é obrigação acessória.
• Recolher o INSS da folha é obrigação principal. Enviar a DCTFWeb, que gera a guia desse recolhimento, é obrigação acessória.
• Pagar IRPJ e CSLL é obrigação principal. Entregar a ECF, que mostra como esses tributos foram apurados, é obrigação acessória.

Se quiser entender como essas entregas pesam na gestão, vale ler também Obrigações acessórias e como impactam sua empresa.

Obrigações acessórias da empresa por regime tributário

A lista muda bastante conforme o enquadramento. A tabela abaixo resume as obrigações mais comuns de cada regime, sem contar a folha de pagamento e os tributos estaduais e municipais, que aparecem mais adiante.

Regime	Rotina mensal	Rotina anual
MEI	Pagamento do DAS-MEI	DASN-SIMEI, até 31 de maio
Simples Nacional (ME e EPP)	PGDAS-D e pagamento do DAS, até o dia 20 do mês seguinte	DEFIS, até 31 de março
Lucro Presumido	DCTFWeb, EFD-Contribuições e, conforme o caso, EFD-Reinf e SPED Fiscal	ECF e, quando obrigatória, ECD
Lucro Real	As mesmas do Presumido, com apuração mais detalhada dos tributos	ECF e ECD

MEI: a rotina mais enxuta

O MEI paga o DAS-MEI todo mês, em regra até o dia 20, e entrega uma única declaração por ano, a DASN-SIMEI, até 31 de maio. Também precisa guardar as notas fiscais e preencher o relatório mensal de receitas brutas, que não é enviado ao governo, mas deve ficar arquivado para uma eventual fiscalização.

Teto do MEI: O teto de faturamento do MEI é de R$ 81 mil até 2026 e passa a R$ 110 mil em 2027 (Lei Complementar 238/2026), chegando a R$ 140 mil em 2028. Esse último degrau ainda depende de previsão nas leis orçamentárias, então vale acompanhar. Quem passa do limite é desenquadrado e entra na rotina do Simples Nacional, com outras obrigações.

Simples Nacional: PGDAS-D todo mês e DEFIS uma vez por ano

Microempresas e empresas de pequeno porte do Simples transmitem o PGDAS-D até o dia 20 do mês seguinte ao faturamento, e é ele que gera o DAS do período. Mesmo sem faturamento no mês, a declaração precisa ser transmitida, com receita zerada.

Uma vez por ano, até 31 de março, a empresa entrega a DEFIS, com informações econômicas e fiscais do ano anterior, como lucro distribuído aos sócios, saldos de caixa e banco e número de empregados.

Lucro Presumido e Lucro Real: mais declarações e mais detalhe

Fora do Simples, o calendário fica mais cheio. Entram a DCTFWeb, que desde 2025 também reúne IRPJ, CSLL, PIS e Cofins, a EFD-Contribuições (PIS e Cofins), a EFD-Reinf quando há retenções e o SPED Fiscal para quem é contribuinte de ICMS ou IPI. No ano, a ECF é obrigatória para todos e a ECD aparece sempre no Lucro Real e, no Presumido, quando a empresa distribui lucro acima do valor presumido sem escrituração contábil que comprove esse resultado.

No Lucro Real, a apuração é mais detalhada porque o imposto sai do lucro contábil ajustado, e a escrituração precisa conversar com a ECF linha a linha. É o regime em que um erro pequeno de lançamento mais aparece lá na frente. Para não cair nos tropeços mais comuns, veja os 5 erros na ECF que colocam sua empresa no radar da Receita Federal.

Os prazos variam conforme o calendário da Receita Federal. Como referência, a ECD costuma vencer no fim de maio e a ECF no fim de julho.

E se a empresa tem funcionários?

Ter empregados aumenta as obrigações acessórias da empresa em qualquer regime, inclusive no Simples Nacional. Entram nessa rotina o eSocial, a EFD-Reinf (quando há retenções), o FGTS Digital e a DCTFWeb. O eSocial e a EFD-Reinf vencem, em regra, no dia 15 do mês seguinte, e a DCTFWeb no último dia útil.

Vale lembrar dois casos que costumam passar batido. O MEI que contrata um empregado também precisa enviar o eSocial e recolher o FGTS. E o pró-labore dos sócios passa pelo eSocial e pela DCTFWeb mesmo quando a empresa não tem nenhum funcionário registrado.

O mês da folha de pagamento, na prática

• Dia 15: eSocial (eventos da folha) e EFD-Reinf referentes ao mês anterior.
• Dia 20: guia do FGTS pelo FGTS Digital e DARF do INSS e do IRRF gerado pela DCTFWeb.
• Último dia útil: prazo de transmissão da DCTFWeb.

Sem os eventos do eSocial fechados, a DCTFWeb não sai correta, e sem ela a guia do INSS também não. Por isso o departamento pessoal precisa receber admissões, faltas, horas extras e desligamentos com antecedência.

E as obrigações de estado e prefeitura?

Além das obrigações fiscais federais, há obrigações ligadas ao ISS e ao ICMS, que dependem da atividade e do município ou estado. A emissão de nota fiscal também faz parte da rotina. E é justamente aqui que o empresário mais se surpreende, porque cada lugar tem a sua regra.

NFS-e pelo Emissor Nacional no Simples

Desde 1º de novembro de 2026, as empresas do Simples Nacional que prestam serviços emitem a NFS-e pelo Emissor Nacional (Resolução CGSN 191/2026), pelo portal ou por integração com o sistema da empresa. Alguns municípios conseguiram prazo maior para a transição, então confirme a regra da sua cidade antes de mudar a emissão.

ICMS e ISS: depende do que a empresa faz e de onde está

Quem vende mercadorias fora do Simples costuma entregar o SPED Fiscal e as declarações do estado. No Simples, muitos estados exigem a DeSTDA de quem tem substituição tributária ou diferencial de alíquota. Já o ISS segue as regras do município, que pode pedir declarações próprias de serviços prestados e tomados.

Atenção às multas em 2026

No Simples Nacional, o atraso do PGDAS-D e da DEFIS passou a gerar multa, e esse é o ponto que mais mudou nas obrigações acessórias da empresa este ano. Antes não havia penalidade automática logo após o prazo. A mudança veio com a Lei Complementar 214/2025 e foi regulamentada pela Resolução CGSN 183/2025.

Quanto custa atrasar

• PGDAS-D: 2% ao mês-calendário ou fração, com mínimo de R$ 50 por mês de referência, a partir do dia seguinte ao vencimento.
• DEFIS: 2% ao mês ou fração sobre os tributos informados, mesmo que tenham sido pagos, com mínimo de R$ 200.
• DEFIS com erro ou omissão: R$ 100 a cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas.
• Entrega espontânea depois do prazo, antes de qualquer procedimento do Fisco: a multa cai pela metade.

Multa mínima mês a mês parece pouco, mas uma empresa que esquece o PGDAS-D por um ano inteiro acumula doze penalidades. Cada uma dessas penalidades será detalhada em um artigo próprio sobre o que acontece se você não entregar uma obrigação acessória.

Os deslizes que mais geram multa

• Deixar de transmitir o PGDAS-D no mês sem faturamento.
• Esquecer a DEFIS porque o imposto do ano já foi todo pago.
• Pagar pró-labore sem enviar o eSocial e a DCTFWeb.
• Continuar emitindo nota de serviço no sistema antigo da prefeitura depois da mudança para o Emissor Nacional.

Como manter a rotina em dia

Manter as obrigações acessórias da empresa em dia é mais questão de método do que de esforço. Alguns hábitos simples evitam a maior parte dos atrasos:

• Mantenha um calendário único com datas de declarações e guias.
• Envie os documentos do mês para a contabilidade dentro de um prazo fixo.
• Atualize o contador quando a empresa contratar funcionários ou mudar de atividade.
• Reveja o regime tributário quando o faturamento crescer, porque as obrigações mudam junto.

Um calendário de obrigações para começar

Não precisa de sistema caro: uma agenda compartilhada entre o financeiro e a contabilidade já resolve boa parte. O calendário de obrigações mais comum fica assim:

• Todo mês: dia 15 (eSocial e EFD-Reinf), dia 20 (PGDAS-D, DAS, FGTS e INSS) e último dia útil (DCTFWeb).
• 31 de março: DEFIS, para empresas do Simples Nacional.
• 31 de maio: DASN-SIMEI, para o MEI.
• Fim de maio e fim de julho: ECD e ECF, para Lucro Presumido e Lucro Real.

As datas podem mudar de um ano para o outro, então confirme com o seu contador antes de cada vencimento.

Quando o crescimento muda a lista

O MEI que estoura o teto vira ME no Simples. A empresa do Simples que passa do limite de receita vai para o Presumido ou para o Real. Cada mudança de regime traz declarações novas, e o primeiro ano depois da troca é o que mais concentra atrasos. Por isso a revisão do enquadramento deve acontecer antes da virada, e não depois da primeira multa.

Fale com a equipe da CPA Prime Contabilidade para conferir quais obrigações valem para a sua empresa. O nosso departamento fiscal monta o calendário do seu CNPJ e acompanha cada entrega.

Dúvidas frequentes sobre obrigações acessórias da empresa

1. Quais são as obrigações acessórias da empresa no Simples Nacional?
As principais são o PGDAS-D, todo mês até o dia 20, e a DEFIS, uma vez por ano até 31 de março. Com funcionários ou pró-labore, entram também eSocial, FGTS Digital e DCTFWeb, além das obrigações do município e do estado.

2. Empresa sem faturamento precisa entregar obrigações acessórias?
Sim. A empresa do Simples transmite o PGDAS-D com receita zerada e entrega a DEFIS normalmente. Nos outros regimes, várias declarações continuam obrigatórias mesmo sem movimento.

3. O MEI tem obrigações acessórias?
Tem poucas: a DASN-SIMEI, até 31 de maio, e o relatório mensal de receitas brutas, que fica arquivado. Se contratar um empregado, passa a enviar o eSocial e a recolher o FGTS.

4. Qual é a multa por atraso do PGDAS-D em 2026?
São 2% ao mês-calendário ou fração, com mínimo de R$ 50 por mês de referência, contados a partir do dia seguinte ao vencimento. A entrega espontânea, antes de qualquer procedimento do Fisco, reduz a multa pela metade.

5. Quem é responsável pelas obrigações acessórias da empresa: eu ou o contador?
A responsabilidade legal é da empresa. O contador transmite as declarações, mas depende de documentos completos e no prazo. Por isso, combinar uma data fixa para o envio dos documentos é a melhor proteção contra multas.

Obrigação em dia é empresa sem surpresa

As obrigações acessórias da empresa mudam conforme o regime, o tamanho da equipe e o lugar onde ela atua. O MEI tem uma rotina curta, o Simples concentra tudo no PGDAS-D e na DEFIS, e o Presumido e o Real pedem obrigações contábeis mais completas, com ECD e ECF. Em todos os casos, a regra de ouro é a mesma: calendário único, documentos no prazo e revisão sempre que a empresa crescer.

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