Desde 1º de janeiro de 2026, pessoas físicas e jurídicas titulares de benefícios fiscais ou financeiro-fiscais onerosos de ICMS podem solicitar a habilitação para futura compensação financeira. Esse mecanismo foi criado no âmbito da reforma tributária para compensar, entre 2029 e 2032, a redução do nível de determinados benefícios decorrente da substituição gradual do ICMS pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). Portanto, quem detém incentivos concedidos por prazo certo e sob condição precisa agir com atenção.

Além disso, a Portaria RFB nº 635/2025 estabeleceu o procedimento, o prazo e os requisitos para a habilitação dos titulares perante a Receita Federal. A norma não concede nem calcula automaticamente a compensação: ela disciplina uma etapa prévia de reconhecimento da elegibilidade do beneficiário.

Nesse contexto, a CPA Prime Contabilidade acompanha as mudanças e orienta empresas de diversos segmentos a organizar a documentação e a protocolar o pedido no momento adequado. Dessa forma, o contribuinte se prepara para pleitear recursos do Fundo de Compensação de Benefícios Fiscais ou Financeiro-Fiscais do ICMS no período previsto na legislação.

O que é o Fundo de Compensação e por que ele existe

A Emenda Constitucional nº 132/2023 instituiu o Fundo de Compensação de Benefícios Fiscais ou Financeiro-Fiscais do ICMS. O objetivo é compensar, entre 1º de janeiro de 2029 e 31 de dezembro de 2032, pessoas físicas ou jurídicas titulares de determinados benefícios concedidos por prazo certo e sob condição, em razão da redução desses incentivos durante a transição do ICMS para o IBS.

A matéria foi inicialmente regulamentada pela Lei Complementar nº 214/2025 e passou a contar com regras complementares e atualizadas na Lei Complementar nº 227/2026. Portanto, a análise deve considerar a legislação vigente e não apenas a redação original da Lei Complementar nº 214/2025.

No entanto, a compensação não é automática. Os titulares precisam cumprir os requisitos legais e obter a habilitação perante a Receita Federal. Além disso, o valor futuro dependerá da efetiva redução do nível do benefício, de sua repercussão econômica e dos critérios de cálculo previstos na legislação.

A habilitação para compensação futura de benefícios fiscais de ICMS tornou-se, portanto, uma etapa prévia indispensável para o acesso ao procedimento de compensação. O processo exige comprovação da titularidade, da validade do benefício, da onerosidade, da repercussão econômica e do cumprimento tempestivo das condições assumidas.

A CPA Prime Contabilidade destaca que a antecipação da análise reduz riscos de indeferimento ou de exigências adicionais. Assim, empresas que deixam a organização documental para o final do prazo podem enfrentar dificuldades maiores, especialmente quando os atos concessivos são antigos ou passaram por prorrogações, renovações ou migrações.

Quem pode solicitar a habilitação

Podem requerer a habilitação pessoas físicas ou jurídicas titulares de benefícios onerosos relativos ao ICMS que atendam aos requisitos legais e regulamentares.

O conceito de benefício oneroso abrange isenções, incentivos e benefícios fiscais ou financeiro-fiscais concedidos por prazo certo e sob condição. A condição precisa impor ônus ou restrições efetivas à atividade do beneficiário, não sendo suficiente o mero cumprimento de obrigações comuns a todos os contribuintes.

Entre as contrapartidas que podem caracterizar a onerosidade estão:

• implantação ou expansão de empreendimento econômico;
• geração ou manutenção de empregos;
• aumento do faturamento ou da arrecadação;
• limitação do preço de venda;
• restrição relacionada a fornecedores;
• aplicação de recursos em pesquisa, desenvolvimento ou inovação;
• investimento em qualificação de mão de obra;
• outras obrigações econômicas efetivas previstas no ato concessivo.

Obrigações acessórias comuns, emissão de documentos fiscais, manutenção genérica da atividade ou simples declarações de intenção não caracterizam, isoladamente, a onerosidade necessária.

Além disso, benefícios relacionados a fundos estaduais ou distritais podem receber tratamento específico quando os aportes ou recursos estiverem vinculados às finalidades e aos marcos temporais previstos na legislação. Portanto, cada caso precisa ser analisado individualmente.

A habilitação para compensação futura de benefícios fiscais de ICMS deve ser requerida separadamente para cada espécie de benefício relacionada ao respectivo programa de concessão. Consequentemente, empresas que usufruem de mais de uma modalidade podem precisar apresentar requerimentos distintos.

Prazos oficiais e importância de agir agora

O requerimento de habilitação pode ser apresentado entre 1º de janeiro de 2026 e 31 de dezembro de 2028. Portanto, em julho de 2026, o prazo está aberto.

A redução dos benefícios e a correspondente compensação financeira estão relacionadas ao período de 1º de janeiro de 2029 a 31 de dezembro de 2032. Assim, a habilitação não gera pagamento imediato nem assegura previamente determinado valor.

A falta de apresentação do pedido dentro do prazo pode impedir o acesso ao procedimento ordinário de compensação previsto na regulamentação. Por isso, embora o prazo final seja 31 de dezembro de 2028, a recomendação é iniciar desde já a análise de elegibilidade e a reconstrução documental.

Nesse cenário, a CPA Prime Contabilidade orienta clientes a mapear todos os benefícios em vigor, recuperar atos concessivos e organizar evidências de cumprimento das contrapartidas. Dessa forma, o protocolo ocorre com maior segurança e menor risco de exigências posteriores.

Como funciona o procedimento de habilitação na prática

O requerimento deve ser formalizado exclusivamente pelo serviço digital disponibilizado no Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal, o e-CAC. A Portaria também exige a observância das condições de acesso ao ambiente digital, inclusive do Domicílio Tributário Eletrônico quando aplicável ao procedimento.

Não é correto afirmar que o pedido individual é protocolado no Sistema Integrado de Concessão de Benefícios Fiscais (Sisen). O procedimento previsto na Portaria RFB nº 635/2025 ocorre por serviço digital no e-CAC.

O processo exige documentação comprobatória. Entre os elementos relevantes estão:

• identificação do programa de concessão do benefício;
• ato normativo instituidor;
• ato concessivo individual, quando existente;
• prorrogações, renovações ou migrações;
• identificação da unidade federada concedente;
• datas de vigência e de produção de efeitos;
• registro e depósito no Confaz, quando aplicáveis;
• descrição das condições e contrapartidas;
• comprovação da titularidade;
• documentação que demonstre o cumprimento tempestivo das condições;
• indicação da forma de apuração da repercussão econômica;
• demais declarações e documentos exigidos no serviço digital.

A repercussão econômica pode corresponder, conforme a modalidade, ao crédito presumido ou outorgado efetivamente apropriado, a desconto por antecipação de pagamento ou ao ganho financeiro decorrente da ampliação do prazo de recolhimento, calculado segundo os critérios regulamentares.

A memória de cálculo da compensação financeira propriamente dita não deve ser confundida com o pedido inicial de habilitação. Na habilitação, o contribuinte identifica o benefício, demonstra os requisitos e informa a forma pela qual sua repercussão econômica é apurada. O valor efetivamente compensável dependerá da redução ocorrida entre 2029 e 2032 e do procedimento específico aplicável.

Além disso, a Receita Federal realiza exame dos programas ou instrumentos estaduais e distritais para declarar sua aptidão. Em regra, o requerimento individual deve estar relacionado a programa cuja declaração de aptidão tenha sido publicada, observadas as hipóteses excepcionais e operacionais previstas na Portaria.

A declaração de aptidão do programa não substitui a habilitação individual do titular. Da mesma forma, a aptidão do programa não garante o deferimento do pedido se o contribuinte não comprovar os requisitos próprios, a titularidade e o cumprimento das condições.

Documentação essencial e organização recomendada

Para aumentar a segurança do pedido de habilitação para compensação futura de benefícios fiscais de ICMS, a organização documental deve ser prioritária. Em primeiro lugar, é necessário recuperar o ato concessivo original e todas as eventuais prorrogações, renovações ou migrações.

Em seguida, devem ser reunidas evidências dos investimentos realizados, dos empregos gerados ou mantidos, das metas cumpridas e das demais obrigações previstas no instrumento concessivo.

Muitas empresas enfrentam dificuldades porque os benefícios são antigos e os arquivos físicos ou digitais estão dispersos. Portanto, o trabalho de reconstrução histórica deve começar antes do encerramento do prazo.

A CPA Prime Contabilidade recomenda a criação de um dossiê específico para cada espécie de benefício, com:

• índice documental;
• cronologia dos atos normativos e concessivos;
• comprovação da titularidade;
• histórico das prorrogações ou migrações;
• relação das contrapartidas;
• evidências de cumprimento;
• identificação dos registros no Confaz, quando exigíveis;
• metodologia de apuração da repercussão econômica;
• documentos fiscais, contábeis e financeiros correspondentes.

Além disso, é necessário verificar os requisitos de regularidade previstos na legislação e na Portaria. A expressão “regularidade fiscal” não deve ser tratada genericamente como único requisito, pois a análise pode envolver impedimentos fiscais, cadastrais, trabalhistas e ambientais previstos nas normas aplicáveis.

A declaração do contribuinte sobre o cumprimento das condições também está sujeita à ratificação pela unidade federada concedente, nos termos do procedimento regulamentado. Por isso, a simples apresentação de declaração unilateral não assegura o deferimento.

Impactos práticos para diferentes setores

Empresas industriais que receberam crédito presumido em contrapartida à instalação ou expansão de unidade produtiva, à realização de investimentos e à geração de empregos estão entre as potenciais interessadas.

Do mesmo modo, distribuidores, empresas de transporte interestadual ou intermunicipal e empresas de comunicação que usufruem de benefícios condicionados podem precisar avaliar o enquadramento.

A referência genérica a “setor de serviços” exige cautela, pois o ICMS não incide sobre a prestação de serviços em geral. A análise alcança atividades sujeitas ao ICMS, como transporte interestadual e intermunicipal e comunicação, além de operações com mercadorias.

Por outro lado, a legislação exclui determinadas categorias da compensação. Entre elas estão benefícios destinados à manutenção ou ao incremento de atividades comerciais, às operações interestaduais com produtos agropecuários e extrativos vegetais in natura e às atividades portuárias e aeroportuárias vinculadas ao comércio internacional, nos termos da legislação aplicável.

Também existem tratamentos constitucionais próprios para a Zona Franca de Manaus e determinadas Áreas de Livre Comércio, que não devem ser confundidos com os benefícios onerosos abrangidos pelo Fundo.

Portanto, cada empresa deve realizar um inventário completo dos incentivos utilizados. Assim, evita conclusões genéricas e identifica quais benefícios realmente podem ser submetidos ao procedimento.

Relação com outras obrigações societárias e trabalhistas

Enquanto as empresas organizam a habilitação, outras obrigações continuam correndo em paralelo. Por exemplo, o provisionamento correto do 13º salário evita desequilíbrios de caixa no final do ano. Quem quiser aprofundar esse tema pode consultar o conteúdo 13º Salário: Por Que Começar a Provisionar Agora Evita Dor de Cabeça em Dezembro.

Da mesma forma, o gozo de férias no meio do ano exige planejamento cuidadoso de fluxo de caixa e de mão de obra. O texto Férias de Colaboradores no Meio do Ano: O Que Sua Empresa Não Pode Esquecer traz orientações práticas sobre o tema.

Para sociedades de advogados, a divisão de lucros entre os sócios segue regras específicas que precisam estar alinhadas ao contrato social e à contabilidade. O artigo Sociedade de Advogados: Como Funciona a Divisão de Lucros Entre os Sócios na Prática detalha esses pontos.

Esses temas, embora distintos, fazem parte da gestão integrada que a CPA Prime Contabilidade oferece aos clientes. Dessa forma, a empresa mantém conformidade tributária, trabalhista e societária de forma coordenada.

Benefícios de se habilitar no prazo

A principal vantagem é preservar a possibilidade de pleitear a compensação financeira relativa à redução dos benefícios entre 2029 e 2032.

A habilitação, entretanto, não assegura automaticamente o recebimento de valores. A compensação dependerá da efetiva redução do benefício, da repercussão econômica comprovada, da continuidade do atendimento aos requisitos e dos critérios previstos na legislação.

Além disso, a organização prévia pode proporcionar maior segurança documental e ajudar a empresa a identificar riscos relacionados à fruição do incentivo. Contudo, a habilitação não regulariza automaticamente benefícios concedidos ou utilizados de maneira irregular nem afasta autuações relacionadas a períodos anteriores.

Empresas que se preparam com antecedência também conseguem estimar com maior precisão o impacto da transição tributária no fluxo de caixa. Consequentemente, decisões de investimento e de expansão podem ser tomadas com mais clareza.

A CPA Prime Contabilidade atua nesse processo de forma consultiva, auxiliando na identificação dos benefícios potencialmente elegíveis, na organização documental e no acompanhamento do protocolo. Quando a operação exigir interpretação jurídica do ato concessivo, defesa administrativa ou elaboração de parecer, o trabalho deve ser integrado a profissionais jurídicos habilitados.

Dúvidas frequentes sobre a habilitação

1. Toda empresa que tem benefício de ICMS precisa se habilitar?

Não. A habilitação é relevante para titulares de benefícios onerosos que atendam aos requisitos da legislação e pretendam pleitear a futura compensação. Benefícios sem prazo certo, sem condição onerosa, sem repercussão econômica compensável ou abrangidos por exclusões legais não geram automaticamente direito ao procedimento.

2. Qual é o prazo final para protocolar o pedido?

O requerimento deve ser apresentado até 31 de dezembro de 2028. O período de habilitação começou em 1º de janeiro de 2026.

3. A compensação começa a ser paga imediatamente após a habilitação?

Não. A habilitação reconhece a elegibilidade do titular para o procedimento. A compensação está relacionada à redução do benefício ocorrida entre 2029 e 2032 e dependerá da apuração dos valores segundo a legislação.

4. É possível protocolar um único pedido para todos os benefícios da empresa?

Em regra, não. Deve ser apresentado requerimento específico para cada espécie de benefício relacionada ao respectivo programa de concessão.

5. O que acontece se a documentação estiver incompleta?

A Receita Federal pode formular exigência, indeferir o pedido ou deixar de reconhecer determinado requisito. O efeito concreto depende da falha e da possibilidade de saneamento no processo.

6. Benefícios migrados ou prorrogados após 2023 ainda podem ser objeto de habilitação?

Depende. A legislação contém regras específicas para atos instituídos até 31 de maio de 2023 e para determinadas migrações realizadas dentro do marco temporal aplicável. Também é necessário verificar a regular reinstituição ou convalidação quando exigível, o prazo certo, a produção de efeitos entre 2029 e 2032 e o cumprimento das condições.

Portanto, a simples prorrogação posterior não assegura a elegibilidade.

7. Como a CPA Prime Contabilidade pode ajudar?

A equipe pode auxiliar no inventário dos benefícios, na organização dos documentos contábeis e fiscais, na identificação da metodologia de repercussão econômica e no acompanhamento operacional do protocolo.

A análise jurídica da validade do benefício, dos atos concessivos, das migrações e das contrapartidas deve ser realizada em integração com assessoria jurídica especializada.

Passo a passo prático orientado ao contador

O contribuinte e os profissionais responsáveis devem trabalhar de forma coordenada. O procedimento pode envolver:

1. Realizar o inventário completo dos benefícios de ICMS utilizados.
2. Identificar o programa estadual ou distrital correspondente.
3. Verificar se o programa possui declaração de aptidão publicada ou se existe hipótese excepcional prevista na Portaria.
4. Analisar se o benefício foi concedido por prazo certo e sob condição onerosa.
5. Conferir os marcos temporais do ato concessivo, da reinstituição, da migração e da vigência.
6. Recuperar atos normativos, atos concessivos, prorrogações e comprovantes de registro ou depósito no Confaz.
7. Reunir evidências do cumprimento tempestivo das contrapartidas.
8. Identificar a forma de apuração da repercussão econômica.
9. Verificar os requisitos de regularidade e os impedimentos legais.
10. Formalizar um requerimento para cada espécie de benefício pelo serviço digital do e-CAC.
11. Acompanhar a ratificação das informações pela unidade federada concedente, quando exigida.
12. Atender eventuais intimações e acompanhar o resultado do processo.

A Receita Federal possui prazo regulamentar para analisar o pedido, sujeito às hipóteses de suspensão ou ampliação previstas na Portaria. O deferimento tácito somente pode produzir efeitos a partir de 2 de janeiro de 2029, depois de cumpridas as condições temporais e procedimentais da norma. Portanto, não se deve afirmar que a ausência de resposta durante 2026 ou 2027 torna imediatamente o contribuinte habilitado.

A concessão expressa da habilitação é formalizada por Ato Declaratório Executivo. Nos casos de indeferimento, suspensão ou cancelamento, cabe recurso administrativo no prazo previsto na Portaria.

Dessa forma, o empresário concentra esforços na atividade-fim enquanto as áreas contábil, fiscal e jurídica cuidam de suas respectivas responsabilidades.

Impacto econômico e estratégico da medida

A criação do Fundo de Compensação e a exigência de habilitação prévia buscam equilibrar a transição para o novo sistema tributário com os compromissos assumidos por titulares de benefícios onerosos de ICMS.

Empresas que realizaram investimentos com base em incentivos de longo prazo passam a contar com um mecanismo formal de compensação pela redução decorrente da transição. Contudo, o recebimento dependerá do cumprimento dos requisitos e da demonstração da repercussão econômica.

Portanto, a qualidade da documentação e a rastreabilidade dos dados fiscais tornam-se ativos estratégicos. Empresas que investem em governança tributária desde agora podem reduzir dificuldades na apresentação e na análise do pedido.

Além disso, a medida reforça a importância de uma atuação integrada entre contabilidade, área fiscal e assessoria jurídica, capaz de interpretar a legislação de transição e transformar os requisitos técnicos em providências documentais e operacionais.

Empresas que ainda não iniciaram o mapeamento dos benefícios de ICMS devem fazê-lo antes do encerramento do prazo. A habilitação para compensação futura de benefícios fiscais de ICMS não é mera formalidade: ela integra o procedimento necessário para que o titular possa pleitear a futura compensação.

A CPA Prime Contabilidade está preparada para apoiar clientes nas etapas contábeis, fiscais e operacionais, desde a análise inicial até o acompanhamento do pedido, em integração com assessoria jurídica quando necessária.

Manter a conformidade com a reforma tributária, ao mesmo tempo em que se cuida de obrigações como provisionamento de 13º salário, gestão de férias e regras societárias, é o caminho para uma gestão sólida e preparada para os próximos anos.